5. Actores: personas, sistemas externos, dispositivos y organizaciones

5.1 Introducción

En casos de uso, un actor es una entidad externa que interactúa con el sistema para lograr un objetivo o para colaborar con una funcionalidad. El actor no forma parte del sistema que se está analizando, aunque pueda pertenecer a la misma organización.

Identificar actores correctamente es fundamental porque los casos de uso se construyen a partir de sus objetivos. Si no sabemos quién usa el sistema, quién recibe información o quién se comunica con él, será difícil definir funcionalidades claras.

Un actor puede ser una persona, otro sistema informático, un dispositivo físico o una organización externa. Lo importante no es su forma, sino su relación con el sistema.

5.2 Qué significa que un actor sea externo

Decir que un actor es externo significa que está fuera del límite del sistema. El actor puede iniciar una solicitud, responder a una consulta, recibir una notificación o intercambiar datos, pero no es parte interna del software que se está especificando.

Por ejemplo, en un sistema de turnos médicos, el paciente y el recepcionista son actores aunque sean personas de la clínica o usuarios habituales. También puede ser actor un sistema de mensajería que recibe una orden para enviar confirmaciones.

5.3 Tipos principales de actores

Los actores pueden clasificarse en varios tipos. Esta clasificación ayuda a descubrir interacciones que suelen olvidarse cuando solo se piensa en usuarios humanos. Un sistema puede comunicarse con personas, otros sistemas, dispositivos de hardware y organizaciones que cumplen un rol dentro del proceso.

5.4 Personas como actores

Las personas son el tipo de actor más fácil de reconocer. Representan roles de usuarios que interactúan con el sistema para lograr objetivos concretos.

Ejemplos:

• Paciente: solicita, consulta o cancela turnos.
• Recepcionista: registra turnos en nombre de pacientes.
• Médico: consulta su agenda de atención.
• Administrador: configura profesionales, horarios y permisos.
• Cliente: realiza compras en una tienda en línea.
• Operador: gestiona reclamos o solicitudes internas.

Al nombrar actores humanos conviene usar el rol que cumplen frente al sistema, no el nombre propio de una persona.

5.5 Sistemas externos como actores

Un sistema externo puede ser actor cuando intercambia información con el sistema analizado. No importa si la comunicación es automática; si participa en una interacción relevante, puede modelarse como actor.

Ejemplos:

• Pasarela de pago: aprueba o rechaza una operación.
• Sistema contable: recibe datos de facturación.
• Servicio de correo electrónico: envía confirmaciones.
• Sistema de historia clínica: entrega información médica autorizada.
• Plataforma de identidad: autentica usuarios.

En estos casos, el sistema externo no es un módulo interno. Es una entidad separada con la que se intercambian datos o servicios.

5.6 Dispositivos como actores

Un dispositivo físico también puede ser actor si interactúa directamente con el sistema. Esto es común en sistemas industriales, médicos, logísticos, domóticos o de monitoreo.

Ejemplos:

• Sensor de temperatura: informa mediciones periódicas.
• Lector de código de barras: envía el identificador de un producto.
• Terminal de autoservicio: permite iniciar operaciones presenciales.
• Reloj biométrico: registra entradas y salidas del personal.
• Dispositivo médico: transmite valores clínicos al sistema.

El dispositivo se modela como actor cuando su participación es relevante para entender el caso de uso.

5.7 Organizaciones como actores

A veces conviene representar una organización como actor cuando la interacción no depende de una persona específica, sino de una entidad externa que cumple un rol institucional.

Ejemplos:

• Obra social: autoriza o rechaza una cobertura médica.
• Banco: informa el resultado de una transferencia.
• Empresa de logística: actualiza el estado de un envío.
• Organismo gubernamental: recibe declaraciones o valida datos.
• Proveedor: confirma disponibilidad de productos.

En algunos modelos, esa organización puede representarse como sistema externo si la interacción se realiza mediante software. La decisión depende del nivel de detalle que se necesite comunicar.

5.8 Actor no es lo mismo que usuario registrado

Un actor no siempre equivale a una cuenta de usuario. Una misma persona registrada puede cumplir distintos roles en diferentes contextos. Por ejemplo, una persona puede ser paciente en una clínica y administrador en otra aplicación.

Tampoco todos los actores necesitan iniciar sesión. Un sistema externo puede enviar información mediante una integración, y un visitante puede consultar información pública sin estar registrado. Lo importante es el rol que cumple frente al sistema.

5.9 Actor no es lo mismo que cargo laboral

Los actores deben representar roles frente al sistema, no necesariamente cargos formales de una organización. Si dos cargos usan el sistema de la misma manera y buscan los mismos objetivos, quizá convenga representarlos como un único actor.

Por ejemplo, "Empleado administrativo de sede norte" y "Empleado administrativo de sede sur" podrían ser simplemente Recepcionista si ambos registran turnos de la misma forma. En cambio, si tienen permisos o funciones diferentes, puede ser necesario separarlos.

5.10 Actor principal y actor secundario

Un actor principal es quien busca lograr el objetivo central del caso de uso. Un actor secundario participa para ayudar, proveer información, recibir datos o completar alguna parte de la interacción.

En el caso de uso Solicitar turno, el Paciente puede ser el actor principal porque quiere obtener una reserva. Un Servicio de correo electrónico puede ser actor secundario si el sistema lo usa para enviar la confirmación.

5.11 Cómo descubrir actores

Para descubrir actores, conviene hacer preguntas orientadas a la interacción:

• ¿Quién necesita usar el sistema?
• ¿Quién inicia cada proceso?
• ¿Quién recibe información o notificaciones?
• ¿Quién administra datos, permisos o configuraciones?
• ¿Qué otros sistemas entregan o reciben datos?
• ¿Qué dispositivos envían información al sistema?
• ¿Qué organizaciones externas participan en el proceso?
• ¿Quién se ve beneficiado por el resultado del caso de uso?

5.12 Ejemplo aplicado a turnos médicos

En un sistema de turnos médicos pueden aparecer varios actores:

5.13 Nombre de los actores

Los nombres de actores deben ser claros, breves y representativos del rol. Conviene usar sustantivos como Paciente, Administrador, Sistema contable o Sensor de temperatura.

No conviene usar nombres ambiguos como Usuario si existen varios tipos de usuarios con objetivos diferentes. Si Paciente, Médico y Recepcionista hacen cosas distintas, usar solo "Usuario" oculta información importante.

5.14 Errores frecuentes

Al identificar actores, suelen aparecer estos errores:

• Incluir como actor un módulo interno del sistema.
• Usar nombres propios de personas en lugar de roles.
• Llamar "Usuario" a todos los actores aunque tengan objetivos distintos.
• Olvidar sistemas externos que participan en integraciones.
• Olvidar dispositivos que envían o reciben datos.
• Confundir actores con casos de uso.
• Ubicar actores dentro del límite del sistema.

5.15 Qué debes recordar de este tema

• Un actor es una entidad externa que interactúa con el sistema.
• Los actores pueden ser personas, sistemas externos, dispositivos u organizaciones.
• Los actores se ubican fuera del límite del sistema.
• Un actor representa un rol frente al sistema, no necesariamente una persona individual.
• El actor principal busca lograr el objetivo central del caso de uso.
• Los actores secundarios colaboran, entregan información o reciben resultados.
• Identificar actores correctamente ayuda a descubrir casos de uso relevantes.

5.16 Conclusión

Los actores son el punto de partida para comprender quién se relaciona con el sistema y qué objetivos necesita cumplir. No se limitan a usuarios humanos: también pueden ser sistemas externos, dispositivos físicos u organizaciones.

Una buena identificación de actores permite descubrir casos de uso completos y evitar que el análisis se centre solo en pantallas o funciones internas. En el próximo tema estudiaremos cómo distinguir actores principales y secundarios con mayor precisión.