La elicitación de requerimientos no depende solo de conversar con personas. También se puede obtener información valiosa analizando documentos, sistemas existentes y normativa.
Estos elementos muestran cómo trabaja la organización, qué reglas aplica, qué datos usa, qué reportes necesita, qué problemas existen y qué restricciones deben respetarse.
Analizar estas fuentes permite llegar mejor preparado a entrevistas y talleres, además de validar o contrastar lo que dicen los interesados.
Los documentos existentes pueden contener información que los usuarios no recuerdan mencionar o que consideran obvia. También permiten conocer lenguaje, reglas, formatos y procesos de la organización.
El análisis documental ayuda a descubrir:
Distintos documentos pueden aportar distintos tipos de información.
| Documento | Información que puede aportar |
|---|---|
| Formularios | Datos requeridos, campos obligatorios, validaciones y flujos de aprobación. |
| Reportes | Indicadores, filtros, agrupaciones, datos calculados y necesidades de decisión. |
| Procedimientos | Pasos, responsables, reglas, entradas, salidas y controles. |
| Manuales de usuario | Funciones actuales, términos del dominio y formas de operación. |
| Contratos | Obligaciones, plazos, niveles de servicio y responsabilidades. |
| Normas internas | Políticas, permisos, auditoría y restricciones organizacionales. |
| Incidentes o reclamos | Problemas frecuentes, fallas del sistema actual y oportunidades de mejora. |
Los formularios muestran qué datos se solicitan y cómo se estructuran las operaciones actuales. Pueden ser formularios en papel, planillas, pantallas de sistemas o archivos digitales.
Al revisar un formulario conviene observar:
Un formulario no debe copiarse automáticamente al nuevo sistema, pero puede revelar información necesaria.
Los reportes muestran qué información necesita la organización para controlar, decidir o cumplir obligaciones.
Al analizar reportes conviene preguntar:
Los reportes también ayudan a descubrir datos que deben capturarse desde el inicio del proceso.
Los procedimientos describen cómo debería realizarse una actividad. Pueden incluir pasos, responsables, controles y excepciones.
Al revisarlos conviene identificar:
Es importante recordar que el procedimiento escrito puede diferir de la práctica real, por lo que debe validarse con usuarios y observación.
Cuando ya existe un sistema, su análisis puede revelar funciones, datos, integraciones, reglas y problemas. No se trata de copiarlo sin pensar, sino de aprender de él.
Un sistema existente puede mostrar:
Un sistema legado es un sistema existente que sigue siendo importante para la organización, aunque pueda tener tecnología antigua, documentación insuficiente o limitaciones de mantenimiento.
Al analizar sistemas legados conviene prestar atención a:
Muchas reglas importantes están "dentro" del sistema legado y no en documentos formales.
Las pantallas de un sistema actual pueden ayudar a identificar datos, acciones y flujos. Sin embargo, no deben asumirse como el diseño ideal para el nuevo sistema.
Al revisar pantallas conviene anotar:
El objetivo es entender la operación actual, no replicar cada elemento visual.
Cuando es posible, revisar bases de datos, archivos o planillas existentes ayuda a conocer datos reales y problemas de calidad.
Aspectos a observar:
Este análisis debe respetar políticas de privacidad y acceso a datos.
La normativa puede imponer restricciones y requerimientos obligatorios. Puede provenir de leyes, regulaciones sectoriales, normas técnicas, contratos, políticas internas o auditorías.
Al analizar normativa conviene identificar:
La interpretación normativa debe validarse con áreas competentes, como legal, auditoría o cumplimiento.
Distintas fuentes pueden contradecirse. Un procedimiento puede decir una cosa, un sistema permitir otra y los usuarios hacer una tercera.
Ejemplo:
Estas diferencias son valiosas: muestran reglas ambiguas, problemas del proceso o necesidades de rediseño.
Del análisis de documentos, sistemas y normativa pueden surgir distintos insumos:
Estos insumos deben analizarse y validarse antes de convertirse en requerimientos definitivos.
Supongamos que se analiza un formulario de solicitud de crédito. El formulario muestra:
De allí pueden surgir requerimientos sobre registro de solicitudes, validación de datos, estados de aprobación, documentos adjuntos, roles autorizados y trazabilidad de decisiones.
Al revisar un sistema de pedidos existente, se descubre que:
Esta información permite identificar problemas, reglas ocultas, datos de mala calidad e integraciones necesarias.
No toda documentación existente es confiable. Puede estar incompleta, desactualizada o reflejar cómo debería trabajarse, no cómo se trabaja realmente.
Señales de alerta:
La documentación debe tratarse como evidencia, no como verdad absoluta.
Una forma útil de registrar el análisis es crear una matriz de hallazgos.
| Fuente | Hallazgo | Tipo | Acción |
|---|---|---|---|
| Formulario de reclamo | El campo canal de ingreso es obligatorio. | Dato / regla | Validar con usuarios si sigue vigente. |
| Sistema actual | Existen estados de reclamo no documentados. | Duda / regla oculta | Revisar con supervisor de atención. |
| Normativa interna | Los cambios de datos sensibles deben auditarse. | Restricción / no funcional | Consultar a auditoría. |
| Reporte mensual | Se agrupan reclamos por motivo y zona. | Reporte / dato | Confirmar origen de zona del cliente. |
El análisis de documentos y sistemas no reemplaza entrevistas o talleres. Los complementa.
Puede usarse para:
La combinación de fuentes mejora la calidad del entendimiento.
Al analizar documentos, sistemas y normativa, suelen aparecer estos errores:
Algunas buenas prácticas son:
El análisis de documentos, sistemas existentes y normativa permite descubrir información valiosa para los requerimientos. Estas fuentes ayudan a entender cómo trabaja la organización, qué datos utiliza, qué reglas aplica y qué restricciones debe respetar.
Sin embargo, ninguna fuente documental debe aceptarse sin análisis crítico. La información debe contrastarse, validarse y relacionarse con necesidades reales.
En el próximo tema estudiaremos prototipos, bocetos y pruebas tempranas de comprensión, técnicas que ayudan a validar ideas y aclarar requerimientos antes de construir la solución definitiva.